Quand on vous dit “outils numériques en temps réel”, à quoi pensez-vous ? Peut-être aux applications mobiles qui vous facilitent le quotidien ? Qui vous permettent par exemple de suivre le cours de la bourse en direct, de réserver un trajet de covoiturage pour ce soir ou de savoir s’il va pleuvoir demain ?
Le temps réel est aussi en train de transformer les entreprises grâce aux analyses de données en continu et les outils de travail collaboratif. Avec toutes ces nouvelles possibilités qu’offre le digital, les éditeurs scolaires et universitaires ont eux aussi la possibilité d'évoluer, de raccourcir leurs délais de production, et d’avoir un retour sur investissement plus conséquent pour chaque livre.
Si vous êtes producteur de contenus et que vous envisagez de passer le cap du travail synchronisé à plusieurs (mais vous ne savez pas très bien comment faire), voici les trois principaux avantages des outils collaboratifs en temps réel.
Moins de mails, plus de synergie
Ce n'est un secret pour personne, la création de contenus repose avant tout sur une équipe solide et bien coordonnée : auteur, éditeur, concepteur pédagogique, traducteur, correcteur, fabricant, etc. Mais la transmission des informations peut s’avérer parfois délicate. Les outils collaboratifs en temps réel font entrer les producteurs de contenus dans une nouvelle ère, en particulier les grandes maisons, qui travaillent avec des contributeurs aux quatre coins de la France ou du monde. Selon un rapport du McKinsey Global Institute (MGI), l'intégration d’outils collaboratifs au travail pourrait augmenter la productivité des équipes de 20 à 25%. Les CMS, Content Management Systems, qui permettent en même temps la création et l’édition de contenus ainsi que l'affectation des tâches, vont révolutionner les habitudes de travail articulées majoritairement autour des mails. Aujourd’hui, le traitement des mails représente près de 28% de la semaine de travail type.
"Aujourd’hui, le traitement des mails représente près de 28% de la semaine de travail type." 
La fin des fichiers dupliqués
Vous vous souvenez de ce moment où vous avez dû chercher dans le serveur partagé de votre entreprise LA bonne version de tel ou tel document et que vous êtes tombé sur de nombreux fichiers quasiment similaires, sans pouvoir identifier le bon ? Le désespoir qui vous a envahi est bien naturel : vous avez été victime du versioning, c’est-à-dire de la multiplication des versions de documents au fur et à mesure des modifications. Dans les secteurs propices au versioning tels que l’édition, les fichiers sont nommés (avec un peu de chance) selon la date de modification et/ou le nom de la personne qui est intervenue. Quelque chose comme MonSuperDocument_4/04_SG_Def_2.docx.
Et ça, c’est dans le meilleur des cas ! Car cela signifie au moins que tous les collaborateurs enregistrent leurs documents dans un dossier partagé… La dure réalité, nous la connaissons tous : le plus souvent, les différentes versions circulent de mains en mains, en pièces jointes par mail, et sont ensuite abandonnées dans les disques durs des ordinateurs.
Le MGI estime qu’un employé passe près de 20% de son temps hebdomadaire à chercher les bons fichiers et les bonnes informations dans des dossiers partagés. C'est l’équivalent d’une journée entière par semaine ! D'autres passent aussi beaucoup de temps à chercher la bonne personne à contacter pour leur donner une réponse à leur problème du moment. La production collaborative de contenus en temps réel met fin au versioning, en stockant tout le contenu dont vous avez besoin dans une seule et même interface, accessible à tous les collaborateurs impliqués dans le projet et pouvant travailler en même temps.
Plus de responsabilité, plus de confiance
En octobre 2016, Google a dévoilé de nouvelles fonctionnalités dans leur offre Drive. Elles permettent notamment aux collaborateurs d'attribuer des commentaires et des tâches à une personne spécifique ayant accès au projet. MyEcontentFactory utilise des fonctionnalités similaires, en ajoutant également un niveau de priorité pour les tâches assignées. Ce concept accroît non seulement la productivité, mais aussi la responsabilisation, la clarification des tâches et leur priorisation. Naturellement, c'est un avantage pour tous, mais Hoopla rapporte que la génération Y, qui représente la majeure partie des équipes de développement numérique, répond encore plus favorablement aux outils en temps réel qui permettent de clarifier et de hiérarchiser les tâches.
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Par Scott Greenan
Traduit par Marco Mazzola et Jessica Mautref
Nous sommes curieux : chez vous, combien de collaborateurs en moyenne interviennent sur un seul projet ?
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